La Société SEFA Event
Créée en 2007, SEFA EVENT est une société évènementielle au cœur des communautés de la culture japonaise. SEFA EVENT organise les salons Japan Expo en France (Japan Expo de Paris, Japan Expo Sud) et en Europe, qui rassemblent chaque année plus de 240 000 visiteurs.
Qu'est-ce que Japan Expo ?
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Japan Expo Paris est le plus grand festival de la culture et des loisirs japonais en Europe. Il accueille 240 000 visiteurs et plus de 700 exposants venus du monde entier sur 135 000 m² d’exposition.
Porte d’entrée vers le Japon dans toute sa diversité, Japan Expo créée aussi des événements hors les murs, comme le Hanami. Ainsi, le retour des beaux jours sous les cerisiers a été fêté en avril 2016 au Jardin d’Acclimatation avec plus de 16 000 visiteurs.
Japan Expo rassemble les visiteurs autour de thèmes tels que le manga, l’animation et les jeux-vidéo tout en leur proposant une immersion dans la culture nippone à travers le tourisme, les arts martiaux, la mode ou encore la cuisine japonaise.
Aujourd’hui, Japan Expo est devenu un rendez-vous incontournable pour les professionnels du monde entier. Distributeurs, acheteurs, éditeurs, journalistes, managers ... Les exposants étrangers testent leurs produits auprès des visiteurs avant de s’installer sur le marché Européen. Enfin, le festival est un moyen de promouvoir leur marque et d’attirer l’attention des près de 600 journalistes japonais et européens présents à Japan Expo.
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Japan Expo Paris est le plus grand festival de la culture et des loisirs japonais en Europe. Il accueille 240 000 visiteurs et plus de 700 exposants venus du monde entier sur 135 000 m² d’exposition.
Porte d’entrée vers le Japon dans toute sa diversité, Japan Expo créée aussi des événements hors les murs, comme le Hanami. Ainsi, le retour des beaux jours sous les cerisiers a été fêté en avril 2016 au Jardin d’Acclimatation avec plus de 16 000 visiteurs.
Japan Expo rassemble les visiteurs autour de thèmes tels que le manga, l’animation et les jeux-vidéo tout en leur proposant une immersion dans la culture nippone à travers le tourisme, les arts martiaux, la mode ou encore la cuisine japonaise.
Aujourd’hui, Japan Expo est devenu un rendez-vous incontournable pour les professionnels du monde entier. Distributeurs, acheteurs, éditeurs, journalistes, managers ... Les exposants étrangers testent leurs produits auprès des visiteurs avant de s’installer sur le marché Européen. Enfin, le festival est un moyen de promouvoir leur marque et d’attirer l’attention des près de 600 journalistes japonais et européens présents à Japan Expo.
Mon rôle en tant qu'assistante manager
En tant qu'assistante manager, mes missions consistent à soutenir la responsable du pôle programmation dans ses tâches quotidiennes, à savoir :
Par ailleurs, j'effectue d'autres missions en parallèle telles que :
- Suivi budgétaire : fiches de suivi des dépenses, notes de frais en français et en japonais
- Factures : demande de facturation, vérification des factures fr/jp
- Suivi administratif du service : fiches de congés, feuilles mensuelles d’activités, heures supplémentaires
- Suivi quotidien de l’avancement des projets
- Rédaction de contrats de partenariat en français et en anglais
- Présence sur le festival pour aider à la gestion opérationnelle du salon
- Contribution à la planification des staffs pour le festival : gestion du planning des différentes équipes
Par ailleurs, j'effectue d'autres missions en parallèle telles que :
- Traduction d'interviews japonaises en français (+ timecode )
- Ressources humaines : participer aux entretiens collectifs pour les recrutements saisonniers
- Gestion de l'agenda et des rendez-vous de ma responsable
- Archivage et mise à jour de données
Beaucoup de travail en perspective ! Cette année n'est pas n'importe laquelle, il s'agit des 20 ans de Japan Expo ! Globalement, les journées se ressemblaient beaucoup, une routine s'est véritablement installée : rédaction de contrats, réunions, planification des staffs, gestion des agendas, suivi budgétaire … C'était la première fois que j'y prêtais attention, et cela me donnait l’impression d’être plus stable sur le plan professionnel, j’avais de plus en plus confiance en moi, parce que je savais où j’allais et sur quoi je devais travailler. De plus, j’étais tellement passionnée par le Japon que cela ne me gênait absolument pas ! Au contraire même, plus les jours avançaient, plus j’avais hâte d’être le jour J !
Etrangement, mon intégration s’est très bien déroulée et je me suis très vite adaptée à l’entreprise. Je mets toujours un certain temps pour me familiariser avec un nouveau poste, mais cette fois au bout d'une semaine, j’étais opérationnelle ! Bien sûr, les premiers jours, la plupart de mes missions étaient d’ordre administratif, ou encore de l’archivage physique et numérique, mises à jour de document ... mais heureusement, cela n’a pas duré !
Durant le premier mois, j’appréhendais beaucoup, j’ai souvent eu des moments de doute, de peur, d’incompréhension … Pour l’organisation d’un tel festival qui rassemble des milliers de personnes, le travail est colossal. De plus, j’avais peur de ne pas être à la hauteur de mon poste actuel qui demandait plus de responsabilités que mes emplois précédents. Souvent je me demandais “comment j’allais m’en sortir”, “est-ce que je fais bien les choses”, car mes missions quotidiennes s’accumulaient encore et encore. Peu à peu, j’ai pris la main et je suis devenue plus rapide, malgré cette fâcheuse manie que j’avais à toujours vouloir tout revérifier (car malheureusement mon manque de confiance en moi est toujours présent).
Toutefois je continuais de voir la Japan Expo comme un véritable défi ! Je n’avais jamais participé à l’organisation d’un aussi grand événement, c’était une toute première ! Je me disais que si j’arrivais à surmonter Japan Expo, alors je pourrais TOUT surmonter. Bien sûr chaque événement est différent et chaque entreprise possède ses propres spécificités, c’est d’ailleurs toute la beauté de l’événementiel, ça bouge tout le temps et jamais on ne se repose sur ses acquis, on est toujours en train d’apprendre !
Etrangement, mon intégration s’est très bien déroulée et je me suis très vite adaptée à l’entreprise. Je mets toujours un certain temps pour me familiariser avec un nouveau poste, mais cette fois au bout d'une semaine, j’étais opérationnelle ! Bien sûr, les premiers jours, la plupart de mes missions étaient d’ordre administratif, ou encore de l’archivage physique et numérique, mises à jour de document ... mais heureusement, cela n’a pas duré !
Durant le premier mois, j’appréhendais beaucoup, j’ai souvent eu des moments de doute, de peur, d’incompréhension … Pour l’organisation d’un tel festival qui rassemble des milliers de personnes, le travail est colossal. De plus, j’avais peur de ne pas être à la hauteur de mon poste actuel qui demandait plus de responsabilités que mes emplois précédents. Souvent je me demandais “comment j’allais m’en sortir”, “est-ce que je fais bien les choses”, car mes missions quotidiennes s’accumulaient encore et encore. Peu à peu, j’ai pris la main et je suis devenue plus rapide, malgré cette fâcheuse manie que j’avais à toujours vouloir tout revérifier (car malheureusement mon manque de confiance en moi est toujours présent).
Toutefois je continuais de voir la Japan Expo comme un véritable défi ! Je n’avais jamais participé à l’organisation d’un aussi grand événement, c’était une toute première ! Je me disais que si j’arrivais à surmonter Japan Expo, alors je pourrais TOUT surmonter. Bien sûr chaque événement est différent et chaque entreprise possède ses propres spécificités, c’est d’ailleurs toute la beauté de l’événementiel, ça bouge tout le temps et jamais on ne se repose sur ses acquis, on est toujours en train d’apprendre !
Organisation du festival
Au fur et à mesure, mes missions prenaient de plus en plus d’ampleur et s’élargissaient, j'ai même été amenée à travailler certains week-end dont le dimanche. Mon poste en tant qu’assistante manager au sein de Sefa Event m’a permis de consolider mes acquis en ayant la responsabilité d’une équipe de 10 personnes durant la Japan Expo et la supervision du pôle programmation pour le suivi du service : gestion des plannings, accompagnement, suivi des projets, vérification du temps de travail effectif de chaque collaborateur, etc.
L'anglais prenait une place importante dans mon travail. Chaque jour, je communiquais en anglais avec une japonaise, que ce soit pour la rédaction de contrats, la participation à des réunions, les demandes de facturation ou tout autre renseignement dont j'avais besoin.
De temps à autre, j'étais en relation avec des prestataires comme le photographe pour le photocall de Bioman, des sociétés de traduction, ou encore l'ambassade du Japon pour connaître les modalités de travail d'un japonais en France durant quelques jours dans le cadre du festival Japan Expo.
Par ailleurs, j'ai été amenée à traduire des interviews du japonais au français. La partie montage était réalisée par la PAO. Toutefois, comme personne de la PAO ne parlait/comprenait le japonais, je devais également faire le "timecode" de chacune des vidéos afin qu'ils puissent ajuster les sous titres selon les propos de l'interviewé. Voici ci-dessous un exemple d'une petite vidéo que j'ai traduite.
L'anglais prenait une place importante dans mon travail. Chaque jour, je communiquais en anglais avec une japonaise, que ce soit pour la rédaction de contrats, la participation à des réunions, les demandes de facturation ou tout autre renseignement dont j'avais besoin.
De temps à autre, j'étais en relation avec des prestataires comme le photographe pour le photocall de Bioman, des sociétés de traduction, ou encore l'ambassade du Japon pour connaître les modalités de travail d'un japonais en France durant quelques jours dans le cadre du festival Japan Expo.
Par ailleurs, j'ai été amenée à traduire des interviews du japonais au français. La partie montage était réalisée par la PAO. Toutefois, comme personne de la PAO ne parlait/comprenait le japonais, je devais également faire le "timecode" de chacune des vidéos afin qu'ils puissent ajuster les sous titres selon les propos de l'interviewé. Voici ci-dessous un exemple d'une petite vidéo que j'ai traduite.
A ma grande surprise, une équipe se déplaçait dans nos locaux plusieurs fois par semaine afin de réaliser un petit reportage sur les coulisses de Japan Expo. A cette occasion, ils ont interviewé toute l'équipe de Sefa Event (excepté les nouvelles recrues bien entendu) et filmé l'envers du décor. Chacun d'entre eux avait pour tâche de se présenter, d'expliquer leurs missions, décrire la partie la plus délicate de leur travail, de définir la Japan Expo en un seul mot …
L'interview est actuellement en cours de montage, celle-ci sera bientôt disponible.
Nous avons eu également de nouvelles recrues un mois après mon arrivée, comme ma supérieure était très occupée, elle m'a demandé de "prendre en charge" les nouveaux arrivants et de leur expliquer toutes les normes et procédures à savoir, le fonctionnement de la société, leurs futurs missions, les outils que nous utilisons, nos moyens de communication, comment remplir certains documents (Feuille Mensuelles d'activités, demandes de congés, heures supplémentaires, absences) etc, afin de faciliter leur intégration et de les rendre opérationnels.
Le processus était le suivant pour chaque invité :
- Rédaction du premier contrat
- Relecture par le chargé de projet et ma responsable
- Relecture et signature par le CEO
- Réception du contrat signé
- Envoie du contrat au participant pour qu'il signe à son tour
- Réception du contrat signé par le participant
- Archivage physique et numérique
- Rédaction du second contrat (plus précis, plus détaillé, plus complet ...)
- Relecture par le chargé de projet et ma responsable
- Etc
Dans les contrats concluent avec nos partenaires, je devais indiquer chacune des modalités nécessaires au bon déroulé de l'événement, ainsi que toutes les informations utiles au participant. J'avais différents modèles de contrats à disposition selon le signataire ou la prestation en question : projection, association, société, particulier, co-invitation, conférence, animation sur scène, musique/concert, artiste ... En revanche, certains contrats tels que Riot Games, Lumica, Real Akiba Boys, angela, Go Nagai, Bandai Namco etc étaient plus particuliers que d'autres, je ne pouvais m'appuyer sur aucun modèle car je devais modifier les contrats du tout au tout.
Certaines clauses ne pouvaient être modifiées, comme la communication publique du projet, modification ou annulation du contrat, enregistrement de l'événement et la confidentialité. Bien sûr, pour tous les contrats que j'ai réalisés, je devais toujours sélectionner, ajuster, ajouter et/ou supprimer des éléments. Bien que je me base sur un modèle type pour avoir les grandes lignes, je devais adapter le reste moi-même selon les demandes et exigences des participants (logement/repas/transports/scène ou stand/activités/interprète dédié ou non/conditions financières etc).
Quant au suivi administratif du service, j'avais la responsabilité de relire et de vérifier des notes de frais en japonais, vérifier le temps de travail effectif de chacun par le biais d'une feuille mensuelle d’activité (par personne), de faire des rappels pour certains document comme les fiches de congés, heures supplémentaires et de relire toutes les demandes avant de les transmettre au service concerné.
Pour transmettre les demandes, j'avais besoin de remplir un formulaire qui nécessitait des documents et pièces justificatives à joindre au dossier tel que :
- Formulaire rempli et complété
- Carte d'identité
- Justificatif d'existence de la société
- Justificatif de paiement
Malheureusement, il y avait toujours quelque chose qui manquait ou qui faisait défaut, ce qui ralentissait énormément la procédure. De plus, comme je n'étais pas chargée de projet, je n'étais pas en contact direct avec les invités japonais, je devais donc passer par la chargée de projet japonaise au Japon, pour qu'elle signale les difficultés aux invités (document non officiel, justificatif erroné, etc).
A chaque session, le schéma était le suivant :
- Transports
- Logistique
- Animations
- Desk technique
- Dédicaces
- Relations participants
- Renforts
C'était la première fois qu'on me confiait ce travail ! Jusqu'à présent, je n'avais jamais gérer les plannings d'un aussi grand nombre de personnes, et encore moins de manière aussi poussée. J'avais déjà réalisé auparavant quelques plannings de mes équipes avec le Comité Régional du Tourisme (CRT) mais les conditions étaient différentes. De plus, la réalisation des plannings se faisait à l'aide d'un logiciel spécifique, contrairement au CRT.
Dans un second temps, j'avais pour tâche d'ajouter les briefings de chacun, d'ajuster/modifier leurs jours et horaires de travail, de vérifier et corriger les erreurs potentielles, en me fiant aux indications de la RH. Je devais faire ce travail soigneusement car le logiciel était relié à une application sur laquelle nous regardions tous nos emplois du temps respectifs.
Gérer les plannings demandait beaucoup de rigueur et de concentration. C'est le genre de mission qui peut nous rendre fou, mais je suis reconnaissante envers la RH de m'avoir confiée ce travail, il n'y a rien de mieux que d'apprendre sur le tas !
L'interview est actuellement en cours de montage, celle-ci sera bientôt disponible.
Nous avons eu également de nouvelles recrues un mois après mon arrivée, comme ma supérieure était très occupée, elle m'a demandé de "prendre en charge" les nouveaux arrivants et de leur expliquer toutes les normes et procédures à savoir, le fonctionnement de la société, leurs futurs missions, les outils que nous utilisons, nos moyens de communication, comment remplir certains documents (Feuille Mensuelles d'activités, demandes de congés, heures supplémentaires, absences) etc, afin de faciliter leur intégration et de les rendre opérationnels.
- Rédaction de contrats
Le processus était le suivant pour chaque invité :
- Rédaction du premier contrat
- Relecture par le chargé de projet et ma responsable
- Relecture et signature par le CEO
- Réception du contrat signé
- Envoie du contrat au participant pour qu'il signe à son tour
- Réception du contrat signé par le participant
- Archivage physique et numérique
- Rédaction du second contrat (plus précis, plus détaillé, plus complet ...)
- Relecture par le chargé de projet et ma responsable
- Etc
Dans les contrats concluent avec nos partenaires, je devais indiquer chacune des modalités nécessaires au bon déroulé de l'événement, ainsi que toutes les informations utiles au participant. J'avais différents modèles de contrats à disposition selon le signataire ou la prestation en question : projection, association, société, particulier, co-invitation, conférence, animation sur scène, musique/concert, artiste ... En revanche, certains contrats tels que Riot Games, Lumica, Real Akiba Boys, angela, Go Nagai, Bandai Namco etc étaient plus particuliers que d'autres, je ne pouvais m'appuyer sur aucun modèle car je devais modifier les contrats du tout au tout.
Certaines clauses ne pouvaient être modifiées, comme la communication publique du projet, modification ou annulation du contrat, enregistrement de l'événement et la confidentialité. Bien sûr, pour tous les contrats que j'ai réalisés, je devais toujours sélectionner, ajuster, ajouter et/ou supprimer des éléments. Bien que je me base sur un modèle type pour avoir les grandes lignes, je devais adapter le reste moi-même selon les demandes et exigences des participants (logement/repas/transports/scène ou stand/activités/interprète dédié ou non/conditions financières etc).
- Suivi budgétaire et suivi administratif du service
Quant au suivi administratif du service, j'avais la responsabilité de relire et de vérifier des notes de frais en japonais, vérifier le temps de travail effectif de chacun par le biais d'une feuille mensuelle d’activité (par personne), de faire des rappels pour certains document comme les fiches de congés, heures supplémentaires et de relire toutes les demandes avant de les transmettre au service concerné.
- Demandes de facturation
Pour transmettre les demandes, j'avais besoin de remplir un formulaire qui nécessitait des documents et pièces justificatives à joindre au dossier tel que :
- Formulaire rempli et complété
- Carte d'identité
- Justificatif d'existence de la société
- Justificatif de paiement
Malheureusement, il y avait toujours quelque chose qui manquait ou qui faisait défaut, ce qui ralentissait énormément la procédure. De plus, comme je n'étais pas chargée de projet, je n'étais pas en contact direct avec les invités japonais, je devais donc passer par la chargée de projet japonaise au Japon, pour qu'elle signale les difficultés aux invités (document non officiel, justificatif erroné, etc).
- Participation aux entretiens de recrutement
A chaque session, le schéma était le suivant :
- Le matin, nous installons toute la signalétique et le matériel spécifique : le fond photo, les panneaux d'indication et la préparation des salles.
- A l'arrivée des candidats, nous leur racontons le déroulé de la journée et les conditions de travail au sein du festival (volume horaire, logement, restauration, missions ...)
- Ensuite, nous les prenons un par un en photo portrait pour faciliter l'organisation et l'évaluation sur le logiciel dédié
- Tests et mises en situation : les candidats doivent passer au total 3 à 4 tests : calcul mental, logique, test d'anglais, (test japonais pour ceux qui le souhaitent). Entre chaque test, nous faisons la correction de ceux-ci et avons l'autorisation d'écrire des commentaires positifs ou négatifs sur le logiciel RH en question.
- Enfin, après chaque examen, il suffisait de remettre le matériel en place (stylos, feuilles, tables et chaises) et d'accueillir les nouveaux candidats.
- Gestion du planning RH
- Transports
- Logistique
- Animations
- Desk technique
- Dédicaces
- Relations participants
- Renforts
C'était la première fois qu'on me confiait ce travail ! Jusqu'à présent, je n'avais jamais gérer les plannings d'un aussi grand nombre de personnes, et encore moins de manière aussi poussée. J'avais déjà réalisé auparavant quelques plannings de mes équipes avec le Comité Régional du Tourisme (CRT) mais les conditions étaient différentes. De plus, la réalisation des plannings se faisait à l'aide d'un logiciel spécifique, contrairement au CRT.
Dans un second temps, j'avais pour tâche d'ajouter les briefings de chacun, d'ajuster/modifier leurs jours et horaires de travail, de vérifier et corriger les erreurs potentielles, en me fiant aux indications de la RH. Je devais faire ce travail soigneusement car le logiciel était relié à une application sur laquelle nous regardions tous nos emplois du temps respectifs.
Gérer les plannings demandait beaucoup de rigueur et de concentration. C'est le genre de mission qui peut nous rendre fou, mais je suis reconnaissante envers la RH de m'avoir confiée ce travail, il n'y a rien de mieux que d'apprendre sur le tas !
J-30 avant l'événement !
Depuis le 20 mai (soit sept semaines avant le festival), nous sommes tous passés en "semaines hautes", c'est à dire que nous ne faisions non pas 39h00 (notre volume horaire initial) mais 45h00 par semaine, voire plus. Certains restaient même jusqu'à 22h30 dans les locaux, et d'autres travaillaient directement chez eux pour finir leurs tâches. Ce fut une période où les tâches s'accumulaient encore et encore, et les réunions s’enchaînaient également. Nous étions tous surmenés, c'était très éprouvant et stressant. Heureusement, nous étions une équipe soudée, ce qui a permis de rendre le travail plus agréable, après tout, nous étions tous dans le même bateau !
De plus, pour assurer le bon déroulement du festival, nous avons participé à plusieurs briefings :
De plus, pour assurer le bon déroulement du festival, nous avons participé à plusieurs briefings :
- 14 juin : ce premier briefing quelques chiffres sur la Japan Expo, organigramme, répartition des équipes, temps de travail sur le salon, organisation du montage/exploitation/démontage, hébergement et restauration sur place, équipement staff, pointage du personnel et des équipes, les moyens de communication sur le salon
- 20 juin : ce briefing a complété celui du 14 juin, nous avons tous pris connaissance de nos postes respectifs, de nos plannings, du lieu où nous serions affectés, les informations importantes, normes et procédures à respecter, les personnes à contacter en cas de problème
- 22 juin : celui-ci était plus détaillé, il s'agissait du briefing manager et de la visite du site au Parc des Expositions Paris Nord Villepinte, déroulé du festival, rappel des normes de sécurité, communication sur place
Japan Expo, le grand jour ! Mon rôle en tant que chef d'équipe au cours du festival
Avant toute chose, l'organisation temporelle du festival s'effectuait sur trois temps :
Mon travail sur place a débuté le 30 juin, j'ai participé à divers briefings au sein du salon, avec une visite des lieux afin de connaître tous les noms de scènes, les différents halls etc. J'ai également fait la connaissance et accueilli les interprètes saisonniers avec ma responsable. Cette période en amont du festival était indispensable pour nous permettre de démarrer dans d'excellentes conditions, malgré la quantité d'informations. Le dernier jour avant l'ouverture du festival, j'ai par ailleurs contribué à la mise en place des dernières finitions concernant l'aspect logistique de l'événement. A l'ouverture du salon, le jeudi 4 juillet, j'étais à la fois euphorique et stressée, je me remettais sans arrêt en question, et j'avais peur de décevoir ma responsable et mes collègues. Mais en même temps, quel soulagement quand le festival a commencé ! J'ai pris mes repères et je me suis tout de suite impliquée ! Durant les quatre jours, j'étais souvent appelée à droite à gauche, je venais éventuellement en renfort pour aider mes collègues lorsque tout allait bien avec ma propre équipe. C'était très plaisant d'être responsable d'une équipe, ça nous oblige à être davantage autonome et à montrer l'exemple, la dimension humaine jouait beaucoup, et c'est la partie que je préférais ! J'avais la volonté de créer une équipe soudée, j'ai toujours aimé piloter une équipe, la motiver, amener les autres vers le haut, les guider, les épauler ... Je me sens encore plus impliquée dans mon travail dans ces moments là, car j'ai l'impression que mon travail a du sens. Chaque jour, j'accompagnais mon équipe, et je m'efforçais d'être la plus présente possible malgré le fait qu'on avait besoin de moi ailleurs. Quant aux horaires, bien entendu, ceux-ci différaient selon nos postes respectifs. Mais le volume horaire était plus ou moins le même pour tout le monde, à savoir 10 à 15h00 par jour de présence sur place, avec des pauses par moment écourtées. Mais le jeu en valait la chandelle, j'ai eu la chance de rencontrer de grandes personnalités, comme Brigitte Lecordier, Leiji Matsumoto, le groupe Ilu Grace, Takarazuka, François Descraques, les acteurs de la série Bioman, Yoshiyuki Tomino... Et cela a été l'opportunité pour moi de parler japonais ! Par chance, nous étions tous nourris et logés gratuitement à proximité, ce qui nous a beaucoup soulagé ! Travailler au salon était très sportif ! Nous n'arrêtions pas de courir partout, et nous prenions parfois 30 minutes pour aller d’un point A à un point B. Les journées passaient très vite. Et comme tout événement, plusieurs problèmes survenaient en même temps (retards des artistes, des chauffeurs, matériel manquant, pas assez d'espace sur telle scène ...). Ce fut la course durant ces quatre jours, particulièrement le vendredi et samedi, nous avons eu beaucoup de frayeur, mais l'expérience était très intéressante et formatrice ! Cette année, nous avons accueilli plus de visiteurs que les années précédentes, nous nous sommes battus pour que les 20 ans du festival soit un immense succès ! |
Durant le festival, j'étais chef d'équipe et plus précisément, responsable support opérationnel. J'étais en charge d'un espace professionnel appelé la "Red Room" et référente de l’équipe des interprètes.
Au cours de chaque bilan journalier, ils prenaient le temps de développer et de me faire part de leur journée respective : les difficultés, les problèmes éventuels avec les artistes, les points positifs, le déroulement etc, sans bâcler le bilan. De plus, ils me contactaient fréquemment lorsqu’il y avait un souci ou pour me faire part d’une information : beaucoup de communication, ce qui était fort appréciable. Bien entendu, nous avons également rencontré quelques problèmes : entre les erreurs de plannings, les retards de certains intervenants, les confusions entre le rôle d'accompagnateur et interprète, des problèmes de matériel etc, j'avais beaucoup à faire ! Les interprètes étaient souvent appelés au dernier moment, pour un changement de planning, un imprévu, un renfort, une annulation ... Ce n'était pas facile de gérer dix problèmes en même temps et de jongler entre les différents emplois du temps (puisque des modifications de planning pouvaient surgir à tout moment). Tout au long du festival, je devais être responsable et réactive, mais aussi : Gérer mon équipe sur le plan "humain"
Gérer mon équipe au niveau "temporel"
Gérer mon équipe au niveau "administratif"
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Une expérience du tonnerre !
Au sein de SEFA Event, j'ai tenu le poste d'assistante manager au pôle programmation du 2 avril au 26 juillet 2019. Cette expérience fut très riche et intense. Dans l'ensemble, j'ai apprécie mon travail, il y avait toujours de quoi s’occuper, je ne voyais pas le temps passer. Ce fut également très formateur ! A l’origine, mes missions n'étaient pas directement liées à mon domaine de compétences : rédaction de contrats en français et en anglais, budgétisation d’un événement, planification des staffs, traduction en japonais, facturation, participation aux entretiens de recrutement ... Il est vrai que je n'étais pas très à l'aise avec ce poste dans un premier temps, j’avais peu de connaissances sur la plupart des missions demandées. J’ai donc appris “sur le tas” mais je n'ai aucun regret, bien au contraire. J’ai fait des erreurs, j’ai appris, et cela m’a beaucoup apporté !
Dorénavant, je connais mieux les ficelles du métier, j’ai plus d’expériences et de facilités, même dans des domaines qui m'étaient peu familiers. Je suis très fière d'avoir contribué à l'organisation du festival, un de mes objectifs a été atteint, cela faisait des années que je rêvais d'intégrer les locaux (même si j'aurai voulu rester plus longtemps) !
Ce que j'ai particulièrement aimé dans cette expérience est le cadre interculturel et la pratique des langues étrangères. J'ai eu l'occasion d'échanger en anglais et en japonais lors de réunions, j'ai eu la chance d'être en contact avec des japonais durant le salon, et en amont du festival. J'ai fait la connaissance d'une nouvelle plateforme : Azendoo, une application web de gestion de projets et de tâches collaboratives. De plus, j'ai apprécié toute la phase opérationnelle d’un événement (le travail de "terrain"), c'est le moment où l'on a l'occasion de voir notre travail se concrétiser, ce pour quoi nous nous sommes battus si dur durant ces derniers mois, nous nous sommes rendus compte que tout notre travail avait porté ces fruits ! Le festival s’est globalement bien passé, tant au niveau du public que pour les artistes et invités, il n'y a pas eu de catastrophe majeure. Les visiteurs étaient heureux de leur présence, le salon a su garder sa part de magie pour son 20ème anniversaire. En revanche, il est vrai qu'il était parfois difficile de rester derrière un bureau à travailler sur l'ordinateur 8h00 par jour, je sentais mon énergie se vider peu à peu, c'était très pesant par moment, même si on finit par s'y habituer.
Et par dessus tout, j’avais enfin trouvé un poste en relation avec le Japon, mon travail avait du sens à mes yeux ! En plus de cela, j'avais à mes côtés des collègues fabuleux, j'avais le sentiment d'appartenir à une famille. L'ambiance de travail était merveilleuse, c'était très agréable de travailler dans la joie et la bonne humeur. L’équipe est restée soudée malgré la charge de travail importante, nous avons tenu jusqu’au bout en s’entraidant les uns les autres. Un grand merci à toute l'équipe !
Dorénavant, je connais mieux les ficelles du métier, j’ai plus d’expériences et de facilités, même dans des domaines qui m'étaient peu familiers. Je suis très fière d'avoir contribué à l'organisation du festival, un de mes objectifs a été atteint, cela faisait des années que je rêvais d'intégrer les locaux (même si j'aurai voulu rester plus longtemps) !
Ce que j'ai particulièrement aimé dans cette expérience est le cadre interculturel et la pratique des langues étrangères. J'ai eu l'occasion d'échanger en anglais et en japonais lors de réunions, j'ai eu la chance d'être en contact avec des japonais durant le salon, et en amont du festival. J'ai fait la connaissance d'une nouvelle plateforme : Azendoo, une application web de gestion de projets et de tâches collaboratives. De plus, j'ai apprécié toute la phase opérationnelle d’un événement (le travail de "terrain"), c'est le moment où l'on a l'occasion de voir notre travail se concrétiser, ce pour quoi nous nous sommes battus si dur durant ces derniers mois, nous nous sommes rendus compte que tout notre travail avait porté ces fruits ! Le festival s’est globalement bien passé, tant au niveau du public que pour les artistes et invités, il n'y a pas eu de catastrophe majeure. Les visiteurs étaient heureux de leur présence, le salon a su garder sa part de magie pour son 20ème anniversaire. En revanche, il est vrai qu'il était parfois difficile de rester derrière un bureau à travailler sur l'ordinateur 8h00 par jour, je sentais mon énergie se vider peu à peu, c'était très pesant par moment, même si on finit par s'y habituer.
Et par dessus tout, j’avais enfin trouvé un poste en relation avec le Japon, mon travail avait du sens à mes yeux ! En plus de cela, j'avais à mes côtés des collègues fabuleux, j'avais le sentiment d'appartenir à une famille. L'ambiance de travail était merveilleuse, c'était très agréable de travailler dans la joie et la bonne humeur. L’équipe est restée soudée malgré la charge de travail importante, nous avons tenu jusqu’au bout en s’entraidant les uns les autres. Un grand merci à toute l'équipe !